Vom Traum vom papierlosen Papier zum Traum vom bürolosen Büro
Der Traum vom papierlosen Büro gibt es seit dem Einzug des PCs in den Büroalltag und er ist noch lange nicht ausgeträumt. Und er führt zu einem weiteren neuen Traum: dem Traum vom bürolosen Büro, der von einigen Unternehmen bereits heute gelebt wird.
Bestechende Gründe für ein papierloses Büro liegen auf der Hand:
Keine Umweltressourcen werden verbraucht. Die Papierkosten entfallen nebst dem Platz den die Aktenordner kosten. Die Suche nach dem Dokument und der Zugriff auf das Dokument erfolgt in Sekundenschnelle.
Und letztendlich ist Papier nicht nur geduldig sondern auch träge. Das wusste schon Goethe. Mit „Da beißt die Maus keinen Faden ab“ machte sich über das Justizwesen lustig. In eine „anhängige“ Sache, sprich in eine bei Gericht an Aktenschnüren hängende Akte kommt am ehesten noch Bewegung, wenn eine Maus einen Faden abbeißt.
Letztlich wird auch die Arbeit im Team vereinfacht und kann unter ganz neuen Gesichtspunkten organisiert werden.
Die Agentur für Arbeit scannt mittlerweile in einem ersten Schritt alle eingehende Post ein. Diese Vorgehensweise ist nicht nur für größere Unternehmen interessant, sondern zunehmend auch für die Gerichte und die Verwaltung. Die elektronische Akte entsteht.
Die elektronische Akte in Unternehmen führt im Zusammenspiel mit modernen Kommunikationsmitteln zu dem Einsatz sogenannter CRM-Systemen (Costumer-Relationship-Management-Systemen), also einem Kundenbeziehungsmagement, bei dem alle Vorgänge mitarbeiterübergreifend und ortsunabhängig organisiert werden.
Damit entsteht ein neuer Traum: den Traum vom bürolosen Büro.
Dies lässt sich bereits heute in manchen Branchen verwirklichen. In Branchen mit vielem Kundenkontakt und einem hohen Anteil des Außendienstes wie beispielsweise der Versicherungswirtschaft oder der Unternehmensberatung. Das Handelsblatt und die FAZ berichteten beispielsweise jüngst über die Unternehmensberatungsfirma Netco Consulting GmbH mit „Sitz“ in Frankfurt. Der Sitz besteht eigentlich nur aus einem Briefkasten mit der Adresse Opernturm, Frankfurt. Wenn die Beratung ausnahmsweise bei Netco stattfinden soll kann auf Räume eines Bürocenters zurückgegriffen werden.
Ansonsten läuft alles über iPhone und Konsorten. Zudem lässt sich das Arbeitszimmer der Mitarbeiter steuerlich absetzen.
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